Klokkenluiders regeling
InleidingDe stichting Audit-4 hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. In dit kader is het bestuur van de stichting Audit-4 van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van de stichting.
Begrippen
In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:
- Audit-4
- Medewerker
- Externe derde
- Melder
- Vertrouwenspersoon
- (Vermeende) onregelmatigheid
- een (dreigend) strafbaar feit;
- een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten;
- een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
- een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
- een (dreigende) schending van binnen Audit-4 geldende (gedrags)regels;
- overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.
Melding
- Een medewerker of een externe derde die van mening is dat sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
- De melding kan per brief verstuurd worden naar het postadres van Audit-4 t.a.v. de Vertrouwenspersoon.
- Binnen vijf werkdagen week na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
Uiterlijk na vier weken bericht de vertrouwenspersoon aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verder afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.
Afhandeling
- De vertrouwenspersoon informeert direct het bestuur en de Compliance Officer van Audit-4. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
- Direct na ontvangst van de melding zal de Compliance Officer van Audit-4 een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.
- De Compliance Officer is bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien hij dit nodig acht. Zijn taken en bevoegdheden zijn voor het overige vastgelegd in de handleiding Compliance van Audit-4.
- De Compliance Officer rapporteert schriftelijk aan het bestuur over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door het bestuur te nemen maatregelen.
- Indien het bestuur van het advies wil afwijken wordt dit met de Compliance Officer besproken.
- Indien de melding de Compliance Officer betreft zal het bestuur een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.
Vertrouwelijkheid en bescherming
- De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding.
- De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
- Het bestuur van Audit-4 garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker binnen Audit-4 of op de carrièremogelijkheden van medewerker.
- Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder worden aangerekend door Audit-4.